Doanh Nghiệp Đang Quan Tâm Đến AI, Nhưng Nên Bắt Đầu Từ Đâu?

Trong vòng hai năm trở lại đây, AI đã trở thành chủ đề đượcquan tâm hàng đầu trong giới doanh nghiệp. Hầu như lãnh đạonào cũng đã nghe đến ChatGPT, Microsoft Copilot hoặc cáccông cụ AI tạo sinh (Generative AI).

Tuy nhiên, một thực tế rất phổ biến là nhiều doanh nghiệp muốnứng dụng AI nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu.

Một số tổ chức mua giấy phép AI ngay lập tức nhưng sau vàitháng lại nhận thấy nhân viên sử dụng rất ít hoặc không khaithác được hết giá trị mà AI mang lại.

Nguyên nhân không nằm ở công nghệ.

Nguyên nhân nằm ở việc thiếu một chiến lược triển khai phùhợp.

Cũng giống như chuyển đổi số trước đây, AI không đơn thuần làmột phần mềm được cài đặt vào hệ thống. Để thành công, doanhnghiệp cần có một lộ trình rõ ràng nhằm đảm bảo AI được ápdụng đúng mục tiêu, đúng đối tượng và mang lại hiệu quả thực tế.

Microsoft Copilot Là Gì Và Vì Sao Doanh Nghiệp Đang Quan Tâm?

Microsoft Copilot là trợ lý AI được tích hợp trực tiếp vào hệsinh thái Microsoft 365.

Copilot có thể hỗ trợ người dùng trong:

• Word

• Excel

• Outlook

• Teams

• PowerPoint

• OneNote

Điều đặc biệt là Copilot không hoạt động riêng lẻ mà có thể tậndụng dữ liệu từ môi trường Microsoft 365 để giúp người dùng:

• Soạn thảo tài liệu

• Phân tích dữ liệu

• Tóm tắt email

• Ghi chú cuộc họp

• Tìm kiếm thông tin

• Hỗ trợ ra quyết định

Đối với doanh nghiệp, đây là cơ hội để nâng cao năng suất làmviệc mà không cần thay đổi hoàn toàn hệ thống hiện có.

Tại Sao Một Số Doanh Nghiệp Triển Khai AI Nhưng KhôngThành Công?

Trước khi đi vào lộ trình triển khai, cần hiểu vì sao một số dự án AI chưa mang lại hiệu quả như mong đợi.

Những vấn đề thường gặp gồm:

Thiếu mục tiêu rõ ràng

Doanh nghiệp triển khai AI vì thấy thị trường đang nói về AI màchưa xác định được bài toán cụ thể cần giải quyết.

Dữ liệu chưa sẵn sàng

Thông tin nằm rải rác ở nhiều nơi, phân quyền chưa rõ rànghoặc dữ liệu chưa được tổ chức tốt.

Nhân viên chưa hiểu cách sử dụng

Có công cụ nhưng không biết cách tận dụng hiệu quả.

Thiếu chiến lược quản trị AI

Không có chính sách về dữ liệu, bảo mật hoặc hướng dẫn sửdụng AI cho nhân viên.

Đó là lý do doanh nghiệp cần một lộ trình triển khai bài bản thay vì triển khai theo phong trào.

Bước 1: Đánh Giá Hiện Trạng Hệ Thống Microsoft 365

Đây là bước quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ qua.

Trước khi triển khai Microsoft Copilot, doanh nghiệp cần trả lờimột số câu hỏi:

• Hiện đang sử dụng Microsoft 365 ở mức nào?

• Dữ liệu đang được lưu trữ ở đâu?

• Nhân viên có sử dụng Teams thường xuyên không?

• SharePoint đã được triển khai hay chưa?

• Các tài liệu có được quản lý tập trung không?

Nhiều doanh nghiệp có đầy đủ giấy phép Microsoft 365 nhưngdữ liệu vẫn được lưu phân tán trên máy tính cá nhân hoặc cácnền tảng khác nhau.

Trong trường hợp này, Copilot sẽ khó phát huy tối đa hiệu quả.

Điều Gì Xảy Ra Nếu Dữ Liệu Chưa Được Chuẩn Hóa?

Hãy tưởng tượng doanh nghiệp có:

• Một phần dữ liệu trong email

• Một phần ở OneDrive

• Một phần trên máy tính cá nhân

• Một phần lưu trên Google Drive

Khi đó việc tìm kiếm thông tin sẽ trở nên khó khăn và AI cũngkhông thể hỗ trợ hiệu quả.

Do đó, việc chuẩn hóa nơi lưu trữ dữ liệu là bước đầu tiên trướckhi triển khai Copilot.

Bước 2: Kiểm Tra Quyền Truy Cập Và Bảo Mật Dữ Liệu

Nhiều doanh nghiệp bất ngờ khi phát hiện nhân viên có thể truycập nhiều tài liệu hơn mức cần thiết.

Điều này không phải vấn đề quá nghiêm trọng trước đây, nhưngkhi triển khai AI thì cần được rà soát kỹ hơn.

Bởi vì AI sẽ hoạt động dựa trên quyền truy cập hiện có củangười dùng.

Nếu dữ liệu chưa được phân quyền đúng cách, nguy cơ lộ thôngtin hoặc truy cập vượt phạm vi công việc có thể xảy ra.

Những Nội Dung Cần Kiểm Tra

Quyền truy cập tài liệu

• Ai đang xem được tài liệu?

• Có tài liệu nào được chia sẻ công khai quá mức không?

Dữ liệu nhạy cảm

• Thông tin khách hàng

• Báo cáo tài chính

• Hợp đồng

• Hồ sơ nhân sự

Chính sách chia sẻ

• Có cho phép chia sẻ ra ngoài doanh nghiệp hay không?

• Có kiểm soát dữ liệu được tải xuống hay không?

Đây là bước giúp doanh nghiệp đảm bảo Microsoft Copilot hoạtđộng trên nền tảng dữ liệu an toàn.

Bước 3: Xây Dựng Nền Tảng Bảo Mật Trước Khi Mở RộngAI

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp triển khai AI trước rồimới nghĩ đến bảo mật.

Cách tiếp cận đúng là cần chuẩn bị nền tảng bảo vệ dữ liệu ngaytừ đầu.

Thông thường doanh nghiệp nên xem xét:

Microsoft Entra ID

Giúp quản lý danh tính và kiểm soát quyền truy cập.

Microsoft Defender

Hỗ trợ bảo vệ thiết bị, email và tài khoản người dùng.

Microsoft Purview

Giúp phân loại dữ liệu, kiểm soát chia sẻ và giảm nguy cơ rò rỉthông tin.

Khi ba lớp này được chuẩn bị tốt, doanh nghiệp có thể triển khaiAI một cách an toàn hơn.

Bước 4: Triển Khai Thử Nghiệm Với Một Nhóm Nhỏ

Nhiều tổ chức có xu hướng triển khai AI cho toàn bộ công ty ngay từ đầu.

Tuy nhiên cách làm hiệu quả hơn là triển khai theo mô hìnhPilot.

Nên Bắt Đầu Với Phòng Ban Nào?

Thông thường những bộ phận dưới đây sẽ nhìn thấy hiệu quảnhanh nhất:

Marketing

• Viết nội dung

• Tạo kế hoạch truyền thông

• Xây dựng ý tưởng chiến dịch

Kinh Doanh

• Soạn proposal

• Viết email khách hàng

• Tổng hợp thông tin bán hàng

Nhân Sự

• Mô tả công việc

• Tài liệu đào tạo

• Truyền thông nội bộ

Ban Lãnh Đạo

• Tóm tắt báo cáo

• Phân tích dữ liệu

• Theo dõi KPI

Mục Tiêu Của Giai Đoạn Pilot

Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần đo lường:

• Mức độ sử dụng

• Năng suất làm việc

• Tỷ lệ hài lòng của người dùng

• Các trường hợp sử dụng hiệu quả nhất

Thay vì triển khai ồ ạt, việc bắt đầu từ một nhóm nhỏ sẽ giúpdoanh nghiệp rút kinh nghiệm và xây dựng mô hình phù hợp.

Bước 5: Đào Tạo Người Dùng Và Mở Rộng Toàn Doanh Nghiệp

Nhiều người nghĩ rằng AI dễ sử dụng nên không cần đào tạo.

Thực tế hoàn toàn ngược lại.

Người dùng càng hiểu AI thì càng khai thác được nhiều giá trị.

Đào Tạo Không Chỉ Là Cách Sử Dụng

Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên:

Cách đặt câu lệnh hiệu quả

Một câu hỏi tốt sẽ cho kết quả tốt hơn.

Hiểu giới hạn của AI

AI hỗ trợ công việc nhưng không thay thế việc kiểm tra và đánhgiá của con người.

Hiểu nguyên tắc bảo mật

Nhân viên cần biết:

• Loại dữ liệu nào có thể sử dụng với AI

• Loại dữ liệu nào cần được bảo vệ

• Chính sách sử dụng AI của công ty

Xây Dựng Văn Hóa Làm Việc Với AI

Doanh nghiệp thành công với AI thường xem AI như một phầntrong quy trình làm việc hàng ngày.

Mục tiêu không phải là thay thế con người.

Mục tiêu là giúp nhân viên:

• Làm việc nhanh hơn

• Tập trung vào công việc giá trị cao hơn

• Tăng khả năng sáng tạo

• Nâng cao chất lượng công việc

Sau Khi Triển Khai, Doanh Nghiệp Nên Đo Lường NhữngGì?

Để đánh giá hiệu quả thực tế, doanh nghiệp có thể theo dõi:

Năng suất làm việc

• Thời gian tạo báo cáo

• Thời gian xử lý email

• Thời gian chuẩn bị tài liệu

Mức độ sử dụng

• Tỷ lệ nhân viên sử dụng Copilot

• Tần suất sử dụng

Hiệu quả kinh doanh

• Tăng năng suất

• Giảm thời gian xử lý công việc

• Cải thiện chất lượng đầu ra

Trải nghiệm nhân viên

• Mức độ hài lòng

• Giảm áp lực công việc

• Tăng khả năng cộng tác

Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Triển Khai Microsoft Copilot

❌ Chỉ tập trung vào công nghệ mà bỏ qua quy trình

❌ Không kiểm tra dữ liệu trước khi triển khai

❌ Không đào tạo người dùng

❌ Kỳ vọng AI thay thế hoàn toàn con người

❌ Không có kế hoạch đo lường hiệu quả

❌ Triển khai trên diện rộng ngay từ ngày đầu tiên

Kết Luận

Microsoft Copilot có thể mang lại những thay đổi đáng kể vềnăng suất và hiệu quả làm việc, nhưng thành công không đến từviệc mua giấy phép AI.

Thành công đến từ việc doanh nghiệp có một lộ trình rõ ràng, chuẩn bị tốt về dữ liệu, bảo mật và con người.

Bằng cách thực hiện từng bước từ đánh giá hiện trạng, rà soát dữliệu, xây dựng nền tảng bảo mật, triển khai thử nghiệm và đàotạo người dùng, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa giá trị màMicrosoft Copilot mang lại và xây dựng nền tảng vững chắc cho hành trình AI trong tương lai.

 Triển Khai Microsoft Copilot Cùng DHtech Solution

DHtech Solution hỗ trợ doanh nghiệp:

✅ Đánh giá mức độ sẵn sàng Microsoft 365

✅ Kiểm tra bảo mật dữ liệu trước triển khai AI

✅ Tư vấn lộ trình Microsoft Copilot phù hợp

✅ Demo theo từng phòng ban

✅ Đào tạo người dùng và tối ưu Adoption

✅ Hỗ trợ triển khai Defender, Entra ID và Purview

Liên hệ DHtech Solution để xây dựng lộ trình Microsoft Copilot phù hợp với doanh nghiệp và khai thác tối đa giá trịcủa AI trong môi trường Microsoft 365.

Hotline/Zalo: 0856.484.836
Website: dhtechsolution.com.vn
Email: contact@dhtechsolution.com.vn

DHtech Solution – Đối tác tin cậy của bạn trong triển khai và tư vấn Microsoft Copilot tại Việt Nam!