Mỗi ngày, bạn mất bao nhiêu thời gian để viết email, đọc tài liệu, tổng hợp số liệu và chuẩn bị báo cáo? ChatGPT và Microsoft Copilot đều có thể hỗ trợ những công việc này. Tuy nhiên, lựa chọn phù hợp còn phụ thuộc vào cách bạn làm việc, hệ thống công ty đang sử dụng và mục tiêu khi đầu tư vào AI.

Một nhân viên kinh doanh có thể cần AI để viết email chăm sóc khách hàng. Nhân viên hành chính muốn rút ngắn thời gian soạn thông báo, tổng hợp văn bản. Trong khi đó, quản lý lại quan tâm đến việc nắm bắt thông tin từ nhiều tài liệu để chuẩn bị cho cuộc họp.

Cùng là nhu cầu tăng năng suất, nhưng mỗi vị trí cần một cách hỗ trợ khác nhau. Nếu chỉ chọn theo mức độ phổ biến hoặc giá đăng ký, bạn có thể mua một công cụ nhiều tính năng nhưng ít sử dụng đến.

Trước khi so sánh sản phẩm, hãy nhìn vào những công việc đang chiếm nhiều thời gian trong ngày.

Đó có thể là một email phải sửa nhiều lần để vừa rõ ý vừa lịch sự. Một báo cáo dài cần đọc trước cuộc họp. Một bảng doanh số có số liệu đầy đủ nhưng chưa chỉ ra được vấn đề cần xử lý. Hoặc một đề xuất đã có ý tưởng nhưng chưa biết trình bày sao cho thuyết phục.

Một công cụ AI phù hợp cần giúp bạn cải thiện những công việc cụ thể đó:

• Rút ngắn thời gian tạo bản nháp và chỉnh sửa.
• Tìm, tổng hợp và trình bày thông tin dễ hiểu hơn.
• Hỗ trợ đặt câu hỏi và phân tích dữ liệu.
• Giảm các bước thao tác lặp lại.
• Giữ kết quả đầu ra phù hợp với yêu cầu công việc.

Điều cần đánh giá là tổng thời gian từ lúc bắt đầu đến khi có kết quả sử dụng được. Một bản nháp được tạo nhanh nhưng phải sửa gần như toàn bộ sẽ mang lại giá trị khác với một bản nháp sát yêu cầu ngay từ đầu.

Đó cũng là lý do bạn nên thử AI trên công việc thật trước khi quyết định mua cho cá nhân hoặc cả phòng ban.

ChatGPT: Một không gian trao đổi để phát triển và xử lý công việc

ChatGPT là trợ lý AI của OpenAI, có thể hỗ trợ soạn thảo, chỉnh sửa, tổng hợp tài liệu và phân tích dữ liệu. Người dùng làm việc bằng cách đưa yêu cầu, cung cấp bối cảnh và tiếp tục trao đổi để điều chỉnh kết quả.

Chẳng hạn, bạn có thể bắt đầu bằng một bản đề xuất còn sơ sài, yêu cầu xây dựng bố cục, bổ sung lập luận rồi chỉnh giọng văn cho phù hợp với người nhận. Bạn cũng có thể cung cấp tệp tài liệu hoặc dữ liệu để đặt câu hỏi. Khả năng xử lý tệp và giới hạn sử dụng phụ thuộc vào gói dịch vụ.

Về cách sử dụng, ChatGPT đáng cân nhắc khi bạn muốn có một nơi tập trung để trao đổi, thử nhiều cách tiếp cận và từng bước hoàn thiện đầu ra.

Microsoft Copilot: Cần xác định đúng trải nghiệm và giấy phép

Microsoft sử dụng tên Copilot cho nhiều trải nghiệm AI. Với người làm văn phòng, cần chú ý sự khác biệt giữa Copilot Chat và các khả năng được mở rộng bằng giấy phép Microsoft 365 Copilot.

Quyền truy cập Copilot trong ứng dụng, giới hạn sử dụng và khả năng khai thác ngữ cảnh công việc phụ thuộc vào loại tài khoản, gói Microsoft 365, giấy phép bổ sung và cấu hình của tổ chức. Có tài khoản Copilot không đồng nghĩa với việc đã có đầy đủ mọi tính năng trong Microsoft 365.

Khi đánh giá Copilot, câu hỏi quan trọng là: phiên bản bạn dự định mua sẽ hỗ trợ được những gì trong môi trường công ty đang sử dụng?

Hai công cụ có phần chức năng giao nhau

Bạn không nên hiểu rằng ChatGPT chỉ dùng để viết nội dung, còn Copilot chỉ dùng để làm việc với Office. Cả hai đều có thể tham gia vào nhiều tác vụ văn phòng.

Sự khác biệt cần kiểm chứng nằm ở cách tiếp cận dữ liệu, mức độ tích hợp, trải nghiệm thao tác và chất lượng kết quả trên chính công việc của bạn.

Soạn email và giao tiếp với khách hàng

Một email bán hàng hiệu quả cần nhiều hơn câu chữ trôi chảy. Nội dung phải đúng đối tượng, nêu được lợi ích phù hợp và có bước tiếp theo rõ ràng.

Giả sử bạn cần gửi email giới thiệu dịch vụ cho một khách hàng chưa từng giao dịch. Bạn đã có thông tin sản phẩm, nhưng chưa biết nên mở đầu bằng vấn đề của khách hàng hay giới thiệu năng lực công ty trước.

Với ChatGPT, bạn có thể cung cấp bối cảnh và yêu cầu xây dựng vài hướng tiếp cận, sau đó chọn một hướng để phát triển. Cách làm này đáng thử khi phần việc khó nhất là xác định thông điệp và điều chỉnh cách diễn đạt.

Nếu công việc của bạn tập trung vào xử lý thư trong Outlook, hãy đánh giá Copilot được cấp cho tài khoản đang dùng. Khi đó, tiêu chí cần kiểm tra là mức độ hỗ trợ ngay trong quy trình email thực tế, thay vì chỉ thử một câu lệnh viết thư độc lập.

Gợi ý lựa chọn: Ưu tiên thử ChatGPT khi bạn cần phát triển nội dung qua nhiều lượt trao đổi. Ưu tiên đánh giá Copilot khi mục tiêu là giảm thao tác trong môi trường Microsoft 365 hiện tại.

Soạn báo cáo, thông báo và đề xuất

Các văn bản văn phòng thường có yêu cầu riêng về bố cục, giọng văn và độ chính xác. Một thông báo nội bộ cần ngắn gọn, dễ thực hiện; một đề xuất gửi lãnh đạo cần làm rõ vấn đề, phương án và nguồn lực.

Để thử công cụ, hãy dùng cùng một bộ thông tin đầu vào, chẳng hạn:

“Dựa trên các ghi chú dưới đây, hãy soạn đề xuất cải thiện quy trình tiếp nhận khách hàng. Trình bày theo các phần: thực trạng, vấn đề, phương án, nguồn lực và tiêu chí đánh giá. Đánh dấu những thông tin còn thiếu, không tự bổ sung số liệu.”

Sau đó, so sánh:

• Bản nháp có đúng mục đích và đối tượng đọc không?
• Có bỏ sót yêu cầu quan trọng không?
• Có thêm thông tin chưa được cung cấp không?
• Bạn cần bao lâu để sửa thành bản có thể sử dụng?

Với công việc này, kết quả kiểm thử sẽ hữu ích hơn một nhận xét chung rằng công cụ nào “viết hay hơn”.

Đọc và tổng hợp tài liệu dài

Trước cuộc họp, bạn có thể phải đọc nhiều báo cáo, biên bản và đề xuất từ các bộ phận. Khó khăn thường nằm ở việc xác định thông tin nào liên quan đến quyết định sắp đưa ra.

Hãy thử yêu cầu AI tổng hợp tài liệu theo mục tiêu cụ thể:

“Liệt kê các vấn đề chưa được giải quyết, người phụ trách được nhắc đến và những câu hỏi cần làm rõ trong cuộc họp.”

ChatGPT hỗ trợ làm việc với các tệp do người dùng cung cấp và có các kết nối ứng dụng được hỗ trợ. Microsoft 365 Copilot có thể khai thác ngữ cảnh công việc theo giấy phép và quyền truy cập phù hợp. Khả năng thực tế của mỗi bên cần được kiểm tra trên tài khoản dự kiến sử dụng.

Gợi ý lựa chọn: Nếu thường nhận tài liệu từ nhiều nguồn, hãy đánh giá mức độ thuận tiện khi đưa chúng vào công cụ. Nếu tài liệu tập trung trong Microsoft 365, hãy kiểm tra khả năng tìm và sử dụng đúng nguồn trong hệ thống đó.

Phân tích bảng tính và chuẩn bị báo cáo số liệu

Một bảng dữ liệu có thể cho biết doanh số từng tháng, nhưng người quản lý thường cần câu trả lời sâu hơn: nhóm nào tăng trưởng, chỉ tiêu nào chưa đạt và cần kiểm tra nguyên nhân gì.

ChatGPT hỗ trợ phân tích các loại tệp dữ liệu phổ biến. Copilot trong Excel cũng cung cấp khả năng hỗ trợ phân tích trong môi trường bảng tính, tùy điều kiện sử dụng.

Khi thử nghiệm, bạn nên chọn một bảng dữ liệu đã hiểu rõ để có thể kiểm tra kết quả. Yêu cầu công cụ nêu cách tính, chỉ ra dữ liệu thiếu và phân biệt nhận xét từ số liệu với giả thuyết cần xác minh.

Ví dụ, doanh số giảm không tự động chứng minh rằng chất lượng chăm sóc khách hàng giảm. Công cụ cần có thêm dữ liệu để đánh giá nguyên nhân.

Gợi ý lựa chọn: Thử ChatGPT nếu bạn muốn phân tích và trao đổi linh hoạt quanh tệp dữ liệu. Đánh giá Copilot trong Excel nếu bạn muốn hỗ trợ ngay trong quy trình bảng tính đang sử dụng.

Lên ý tưởng và xây dựng kế hoạch

Nhân viên văn phòng cũng thường phải đề xuất chương trình chăm sóc khách hàng, kế hoạch đào tạo, hoạt động nội bộ hoặc phương án cải tiến quy trình.

Đây là nhóm công việc nên đánh giá theo khả năng giúp bạn phát triển suy nghĩ. Một công cụ hữu ích cần đặt ra được các câu hỏi còn thiếu, đưa ra phương án phù hợp với nguồn lực và giúp bạn kiểm tra điểm yếu của kế hoạch.

Bạn có thể yêu cầu:

“Đề xuất ba phương án triển khai với cùng ngân sách. So sánh nguồn lực, thời gian, lợi ích dự kiến và các giả định cần kiểm chứng.”

Nếu cách làm việc của bạn thiên về trao đổi và điều chỉnh nhiều vòng, hãy ưu tiên thử ChatGPT. Nếu kế hoạch cần bám sát tài liệu và quy trình trong Microsoft 365, hãy đưa Copilot vào bài kiểm thử.

Nhân viên kinh doanh và chăm sóc khách hàng

Hãy bắt đầu từ ba tác vụ thường gặp: viết email tiếp cận, chuẩn bị đề xuất và tổng hợp thông tin trước khi trao đổi với khách hàng.

Nếu khó khăn chính nằm ở việc phát triển thông điệp, hãy thử ChatGPT. Nếu công việc mất thời gian ở khâu xử lý thư và tài liệu trong Microsoft 365, hãy đánh giá Copilot trong môi trường đó.

Dùng cùng một tình huống khách hàng để kiểm tra sẽ giúp bạn so sánh công bằng hơn.

Nhân viên hành chính và nhân sự

Bạn có thể thử với thông báo nội bộ, hướng dẫn quy trình hoặc kế hoạch đào tạo. Tiêu chí đánh giá nên gồm tính đầy đủ, cách trình bày và mức độ tuân thủ mẫu của công ty.

Với hồ sơ nhân sự hoặc thông tin cá nhân, cần xác định trước dữ liệu nào được phép sử dụng và tài khoản nào được công ty phê duyệt.

Nhân viên kế toán và phân tích

Hãy ưu tiên độ chính xác, khả năng giải thích cách tính và mức độ dễ kiểm tra. Một nhận xét được viết thuyết phục vẫn cần đối chiếu với số liệu nguồn.

Chọn bộ dữ liệu mẫu, đặt câu hỏi đã biết đáp án rồi mới mở rộng sang các câu hỏi phân tích.

Trưởng nhóm và quản lý

Mục tiêu nên là cải thiện cả quy trình: từ tổng hợp thông tin đến chuẩn bị quyết định và giao việc.

Bạn cần đánh giá công cụ có giúp các thành viên làm việc nhất quán hơn không, ai chịu trách nhiệm kiểm tra đầu ra và cách duy trì hiệu quả sau giai đoạn dùng thử.

Giá đăng ký là một phần của quyết định. Tổng chi phí còn bao gồm thời gian thiết lập, hướng dẫn nhân viên, chuẩn hóa dữ liệu và kiểm tra kết quả.

Trước khi nhận báo giá, hãy làm rõ bốn vấn đề.

Thứ nhất, công ty đã có những giấy phép nào?

Kiểm tra gói hiện tại giúp xác định tính năng đã có và phần cần bổ sung.

Thứ hai, ai thực sự cần sử dụng thường xuyên?

Nhu cầu của nhân viên xử lý báo cáo hằng ngày có thể khác người chỉ thỉnh thoảng cần viết lại một đoạn văn.

Thứ ba, mua cho cá nhân hay triển khai cho tổ chức?

Hai mục tiêu này có yêu cầu khác nhau về quản lý tài khoản, dữ liệu và hỗ trợ.

Thứ tư, hiệu quả sẽ được đo bằng cách nào?

Có thể theo dõi thời gian hoàn thành tác vụ, mức độ chỉnh sửa và chất lượng đầu ra sau kiểm tra.

Một gói phù hợp là gói giải quyết được công việc cần thiết, đáp ứng điều kiện sử dụng và mang lại lợi ích đủ rõ để duy trì lâu dài.

Chọn công cụ trước khi xác định công việc

Nếu chưa biết muốn cải thiện bước nào, người dùng dễ thử vài câu hỏi rồi bỏ dở. Hãy liệt kê các tác vụ lặp lại đang tốn thời gian trước khi chọn gói.

So sánh hai phiên bản không tương đương

Không nên mặc định trải nghiệm miễn phí của một bên đại diện cho toàn bộ sản phẩm, rồi so với gói trả phí đầy đủ của bên còn lại. Cần ghi rõ tài khoản, giấy phép và tính năng trong lần thử.

Yêu cầu quá chung chung

“Viết giúp tôi một báo cáo” thường thiếu thông tin để tạo kết quả sát nhu cầu. Hãy bổ sung người đọc, mục tiêu, dữ liệu, bố cục và điều cần tránh.

Bỏ qua bước kiểm tra

Tên khách hàng, điều khoản, số liệu và các nhận định quan trọng cần được đối chiếu trước khi đưa vào sử dụng. Quy trình kiểm tra nên được tính vào thời gian đánh giá công cụ.

Mua đồng loạt khi chưa có quy trình sử dụng

Triển khai thử cho một nhóm đại diện giúp doanh nghiệp nhận ra nhu cầu thật, xây dựng mẫu yêu cầu và xác định nội dung cần đào tạo trước khi mở rộng.

Bạn có thể áp dụng một quy trình đơn giản:

Bước 1: Chọn ba công việc thường xuyên. Ví dụ: soạn email khách hàng, tổng hợp tài liệu và chuẩn bị báo cáo tuần.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu mẫu được phép sử dụng. Nên dùng cùng dữ liệu để so sánh các công cụ.

Bước 3: Thử đúng phiên bản dự định mua. Ghi lại giấy phép, tính năng và điều kiện sử dụng.

Bước 4: Đo kết quả sau khi kiểm tra. Tính cả thời gian đặt yêu cầu, chỉnh sửa và đối chiếu.

Bước 5: Chọn theo lợi ích và khả năng triển khai. Với doanh nghiệp, bổ sung yêu cầu về quản trị, dữ liệu và hỗ trợ người dùng.

Cách làm này giúp quyết định mua có căn cứ và tạo sẵn nền tảng để nhân viên sử dụng hiệu quả sau khi đăng ký.

ChatGPT và Microsoft Copilot đều có thể hỗ trợ nâng cao hiệu suất làm việc. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào những công việc cần cải thiện, môi trường phần mềm đang sử dụng và cách doanh nghiệp dự kiến triển khai AI.

ChatGPT là lựa chọn đáng cân nhắc khi nhân viên cần trao đổi linh hoạt để viết nội dung, phát triển ý tưởng, tổng hợp tài liệu và phân tích dữ liệu. Công cụ này phù hợp để thử nghiệm trên những tác vụ cần bổ sung bối cảnh, điều chỉnh yêu cầu và hoàn thiện kết quả qua nhiều lượt hội thoại.

Microsoft 365 Copilot đáng được đánh giá khi doanh nghiệp đang làm việc tập trung trên Microsoft 365 và muốn đưa AI vào quy trình hiện có. Trước khi đăng ký, cần kiểm tra đúng giấy phép, tính năng được cung cấp và điều kiện sử dụng của tổ chức.

Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn cả hai cho những nhóm công việc khác nhau, miễn là xác định rõ mục đích sử dụng và tránh đầu tư trùng lặp.

Trước khi quyết định, hãy thử công cụ trên một số tác vụ thực tế, đo thời gian hoàn thành và kiểm tra chất lượng đầu ra. Giá trị của AI cần được thể hiện bằng công việc được cải thiện, thời gian được tiết kiệm và khả năng sử dụng lâu dài trong đội ngũ.

 DHtech Solution – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Lựa Chọn ChatGPT Và Microsoft Copilot

Việc ứng dụng AI trong công việc văn phòng bắt đầu từ việc hiểu đúng nhu cầu của từng bộ phận và lựa chọn công cụ phù hợp với hệ thống đang vận hành.

Giữa ChatGPT và Microsoft Copilot, doanh nghiệp cần làm rõ:

• Bộ phận nào cần AI để hỗ trợ công việc hằng ngày.
• Nhân sự nào thường xuyên soạn thảo, tổng hợp tài liệu hoặc phân tích dữ liệu.
• Tác vụ nào phù hợp để thử nghiệm với ChatGPT.
• Quy trình nào nên đánh giá khả năng hỗ trợ của Microsoft 365 Copilot.
• Gói dịch vụ và giấy phép nào đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng.
• Khi nào nên lựa chọn một công cụ, khi nào nên kết hợp cả hai.
• Cách hướng dẫn nhân viên sử dụng, kiểm tra kết quả và bảo vệ dữ liệu công việc.
• Tiêu chí đánh giá hiệu quả trước khi mở rộng cho toàn bộ đội ngũ.

DHtech Solution hướng đến việc hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận và lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.

Để lựa chọn giữa ChatGPT và Microsoft Copilot, doanh nghiệp nên đánh giá theo một quá trình thống nhất:

Nhu cầu công việc → Người sử dụng → Hệ thống hiện có → Công cụ và giấy phép → Quy trình triển khai → Hiệu quả thực tế.

Bạn đang phân vân nên lựa chọn ChatGPT hay Microsoft Copilot cho cá nhân, phòng ban hoặc doanh nghiệp? Liên hệ DHtech Solution để trao đổi nhu cầu và được tư vấn phương án phù hợp trước khi đăng ký.

Hotline/Zalo: 0856.484.836

Website: dhtechsolution.com.vn

Email: contact@dhtechsolution.com.vn

DHtech Solution – Đồng hành cùng doanh nghiệp lựa chọn và ứng dụng AI phù hợp với công việc thực tế.